Junta comercial atinge a marca de 30 mil processos digitalizados

Por Laura Teresa 

A  Junta  Comercial  de  Alagoas  (Juceal)  atingiu,  em  janeiro,  a  marca  de  30  mil
processos  digitalizados.  O  procedimento  começou  a  ser  realizado  em  agosto  de  2011
com a implantação do Sistema Integrador de Serviços (SIS), que integra e torna digitais
os serviços do órgão.
  O  presidente  da  Juceal,  José  Lages  Junior,  destaca  os  importantes  resultados
obtidos  a  partir  do  sistema.  “Tornar  os  documentos  digitais  beneficia  tanto  aos
contribuintes  quanto  aos  colaboradores.  Pois  confere  mais  celeridade  e  segurança  ao
andamento dos processos – reduzindo o trânsito de seu meio físico -, além de qualidade
de vida no trabalho ao nosso quadro de funcionários”, afirma.
  Coordenado pelo vice-presidente do órgão, João Toledo Neto, o SIS iniciou suas
atividades  com  apenas  dois  scanners  e  três colaboradores,  digitalizando  cerca  de  150
processos  por  dia,  atingindo,  ao  final  do  mês,  uma  média  de  três  mil  documentos.
“Apesar do número reduzido, tivemos um bom começo. O nosso foco sempre foi a
excelência na realização dessas tarefas”, afirma.
  A digitalização segue a Instrução Normativa nº 109, do Departamento Nacional
de  Registro  do  Comércio  e  as  determinações  da  Infraestrutura  de  Chaves  Públicas
Brasileiras ¬- ICP Brasil. São realizados três backups diários.
 
Novidades 
O  mês  de  dezembro  representou  um  grande  avanço  para  o  procedimento.  A
Juceal  passou  a  contar  com  novos  equipamentos,  ao  receber  da  Secretaria  de  Gestão
Pública a doação de cinco scanners, totalizando sete aparelhos.
  Além  disso,  a  direção  da  Junta  delegou  mais  três  servidores  e  contratou  dez
menores  aprendizes  para  atuar  na  área,  que  agora  tem  16  pessoas.  Os  menores
aprendizes tratam os documentos – tirando seus grampos e ordenando suas páginas – e
os digitalizam, acompanhados por colaboradores efetivos.
  “Todos  foram  capacitados,  contudo,  os  efetivos  conhecem  melhor  os
documentos,  devido  à  experiência,  e  têm  a  competência  de  certificá-los”, diz João
Toledo.  A  digitalização  ganhou  em  equipamentos  e  pessoas,  multiplicando  sua
produção sem perder a qualidade. Desde então, são cerca de 650 processos por dia, três
mil  por  semana,  com  o  trabalho  em  apenas  meio  período.  De  forma  paralela,  são
digitalizados os processos do dia e os do arquivo da Juceal.
  A  proposta  é  que,  em  breve,  a  tarefa  seja  realizada  nos  dois  horários,
digitalizando  30 mil  documentos  por  mês.  Estima-se  que  a  Juceal  tenha  cerca  de  um
milhão desses.
 
Capacitação 
Os colaboradores do órgão que estão envolvidos na digitalização receberam um
curso  de  Gerenciamento  de  Documentos  Eletrônicos.  Com  carga  horária  de  20h,  a
capacitação foi ministrada por João Toledo, que apresentou a parte teórica e prática do
procedimento, a fim de oferecer um trabalho com excelência.
  O  curso  gerou  ainda  um  Manual  de  Procedimento  Operacional  da  área,  que
permitirá posteriores e contínuas consultas por parte dos colaboradores. 
 
Economia 
João  Toledo  destaca  que,  sendo  realizada  na  sede  do  órgão  e  por  servidores
próprios,  a  digitalização  poupa  gastos  consideráveis  à  Junta.  “Terceirizar  o
procedimento é um método muito caro, por isso, trabalhamos no sistema internamente.
Seria  necessário  pagar  cerca  de  R$5  milhões  a  uma  empresa  externa  para  que  mesma
digitalizasse todo o nosso acervo”, garante.
  O  vice-presidente  frisa  ainda  que,  diariamente,  mais  de  100  novos  atos  são
arquivados  e  digitalizados  na Juceal,  tornando  o  processo  de  terceirização  ainda  mais
complexo.